Etätyö, videokokoukset, chatit, keskustelupalstat...

Kirjoitin aikaisemmin, että en koe etätyötä omaksi jutukseni. Olin kokonaan unohtanut Suomen talven. Muutin siis mieltäni ja olen nyt etätyömahdollisuuden kannattaja!

Samalla tuli mieleeni muita uusia tietystä työnteon paikasta vapauttavia tapoja työelämässä:

• Puhelinkokoukset lienee jo arkipäivää kaikissa yrityksissä. Toimii hyvin eikä vaadi paljon panostamista. Kokouspuhelinnumeroita saa joka operaattorilta. Tietokoneelta voi jakaa powerpointin osallistujille.
• Videokokouksissa paljon istuneena en ole varma tuovatko ne niin älyttömän suurta etua normaaliin puhelinkokoukseen verrattuna. Videokokouksessa kuitenkin suurin osa ajasta tuijotetaan powerpointtia ja puhutaan yleisesti kaikille mikrofonin kautta - ihan samalla tavalla kuin puhelinkokouksissa. OK, näkee toisten kasvot, mutta ei se mielestäni tuo hirveästi lisäarvoa, kun kaikki pönöttää pöydän ääressä eleettömänä. Vasta oikeasti paikanpäällä kasvotusten istuessa voidaan keskustella, elehtiä, ilmeillä, katsoa silmiin, puhua kaikille tai vain jollekulle. Koulutuksissa video on kuitenkin tosi näppärä ja korvaa kyllä hyvin sen, että kouluttaja olisi paikan päällä - koulutuksissa kun pääsääntöisesti yksi puhuu ja muut kuuntelee. Kouluttaja on myös yleensä seisaallaan, voi kävellä ja elehtiä kameran edessä.
• Pikaviestit ovat hieman vielä harvinaisempi tapa kommunikoida. Jos tällainen työkalu on käytössä niin yleensä sitä hyödynnetään vaan keskustelemalla kaksistaan jonkun kanssa. Pikaviestintää tulisi hyödyntää mieluummin chatteina, joissa on useita osallistujia! Virtuaalinen tiimi voisi vaikka pitää chattia auki koneellaan jossain ikkunassa ja vapaasti rupatella töiden lomassa.
• Keskustelupalstat tuntuvat joka firmassa floppaavan. Varsinkin jos pitää omalla nimellä kirjoittaa niin kukaan ei uskalla kommentoida mitään tai varsinkaan aloittaa uutta aihetta. Mielestäni on parasta järjestää keskustelupalsta niin, että sinne voi kirjoittaa anonyymisti. OK, sinne tulee varmasti paljon paskaa ja kritiikkiä, mutta eikö ole parempi, että se puretaan firman sisäisessä keskustelussa kuin Suomi24:ssä?!

Oli miten oli, työkavereita on syytä tavata välillä ihan kasvotusten. Varsinkin jos on aloittamassa uutta hanketta, niin ensimmäinen kokous on paras pitää yhdessä samassa paikassa. Sen jälkeen on helppo jatkaa puhelimessa, videolla ja chattailemalla! :)

HR-mittarit

Olen äärettömän kiinnostunut HR:n mittareista ja raportoinnista. Alla lista mielestäni tärkeistä perusmittareista.

• Nuppiluku. Tästä on aloitettava, eli paljonko meillä on ihmisiä töissä. Nuppilukua tutkitaan eri kulmista: henkilöstöryhmittäin, kaupungeittain, osastoittain, sukupuolittain, iän mukaan, työsuhdeiän mukaan, jne.
• HTV (henkilötyövuodet). Kuinka paljon meillä on ihmisiä töissä, kun osa-aikaiset muutetaan kokoaikaisiksi.
• Henkilöstökulut. Kuinka iso meidän henkilöstökulupotti on ja mistä se koostuu: palkat, edut, vakuutukset, sairaanhoitokulut, jne.
• Henkilöstökulut / HTV. Paljonko henkilöstökulupotti on keskimäärin per henkilötyövuosi.
• Palkka / HTV. Henkilöstön keskipalkka.
• Palkankorotus-%. Kuinka paljon palkat ovat nousseet esim. vuodessa. Vertaillaan sellaisten henkilöiden palkkoja keskenään, jotka ovat olleet työsuhteessa koko mittausjakson.
• Henkilöstön tuottavuus. Kuinka paljon teemme liikevoittoa per henkilöstöön panostettu euro. (liikevoitto + henkilöstökulut) / henkilöstökulut
• Lähtövaihtuvuus-%. Kuinka paljon henkilöstö on vaihtunut tietyn ajanjakson aikana mitattuna lähtijöiden suhteesta henkilöstömäärään.
• Vapaaehtoinen lähtövaihtuvuus-%. Kuinka paljon henkilöstö on vaihtunut itse irtisanoutumalla.
• 1. vuoden lähtövaihtuvuus-%. Kuinka monen työsuhde päättyy 1. vuoden aikana työsuhteen alkamisesta.
• Koeaikapurku-%. Kuinka suuri osa uusista työsuhteista puretaan koeaikana.
• Sairauspoissaolo-%. Kuinka paljon ihmiset sairastavat suhteessa teoreettiseen maksimityöaikaan.
• Rekrytointien läpimenoaika. Kuinka nopeasti henkilöstötarpeen ilmetessä saadaan uusi henkilö palkattua. Tätä on syytä tutkia tehtäväluokittain, koska esim. päällikkörekrytoinnit kestävät pidempään kuin työntekijärekrytoinnit.

Työpaikan vaihtaminen

LinkedInin mukaan moni tuttu on juuri vaihtanut työpaikkaa, ja se laittoi minut pohtimaan työpaikan vaihtamista yleisesti ja miten sekä työnantajan että työntekijän tulisi muistaa toimia.

Työntekijänä

• Hoida irtisanoutuminen kasvokkain, kirjoita jo valmiiksi irtisanoutumisilmoitus, jonka olet allekirjoittanut.
• Anna esimiehellesi muutama sekunti aikaa sulatella asiaa.
• Kysy, kuinka esimies haluaa, että tässä edetään. Esimies kysyy tätä samaa, mutta onkin mukava lähtökohta, jos molemmat ovat liikkeellä tällä asenteella. Sopikaa yhdessä eteneminen.
• Kerro, että hoidat tehtävät ahkerasti loppuun ja mahdollisimman monta asiaa valmiiksi.
• Käy läpi tietokoneella ja verkkolevyllä sijaitsevat tiedostot ja mieti, mitkä niistä ovat sellaisia, joita työnantaja tai tuleva uusi työntekijä tarvitsee.
• Kerro, että autat mielelläsi uuden työntekijän rekrytoinnissa.
• Mieti luovia tapoja helpottaa siirtymää uuteen työhön: olisiko esim. mahdollista, että irtisanomisaikana voit muutaman päivän käydä jo tutustumassa uuteen työhön, ja vastaavasti, kun sinulle on palkattu sijainen, voitko käydä muutamana päivänä perehdyttämässä tätä?
• Ole tarkkana työtodistuksen kanssa. Monesti esimies ei osaa kirjoittaa kunnon työtodistusta, joten tarjoa apua sen kirjoittamiseen, jotta kaikki sinulle tärkeä tulee varmasti kirjattua todistukseen.

 Työnantajana/esimiehenä

• Älä missään nimessä ota irtisanoutumista henkilökohtaisesti – älä ainakaan näytä sitä. Suhtaudu tilanteeseen rauhallisesti. Onnittele työntekijää uudesta työpaikasta. Voit kysyä minne tämä on menossa ja milloin on aloittamassa. Älä kysele miksi, mitä olisi pitänyt tehdä toisin, onko minussa jotain vikaa. Näille on paikkansa lähtöhaastattelussa tai lähtökyselyssä.
• Kysy, kuinka irtisanoutunut haluaa, että tästä eteenpäin edetään. Noudata työntekijän toiveita mm. muulle organisaatiolle tiedottamisen suhteen.
• Sopikaa sähköpostitilin käsittelystä: suljetaanko tili samantien vai laitetaanko automaattinen vastaus joksikin aikaa. Mielestäni ei ole oikein asiallista sopia mitään sellaista, että työnantaja voi lukea posteja – vaikka työntekijä siihen antaisikin luvan. Lupa on saatettu antaa vähän hädissään, kun on ehkä ajateltu, että se on normaali tapa toimia.
• Sopikaa työntekijän tietokoneella ja verkossa olevien tiedostojen käytöstä. Työntekijää voi pyytää käymään tiedostot läpi ja jakamaan tärkeiksi katsomansa.
• Kerro työntekijälle, että työsuhteen loppu on varmasti kiireistä aikaa, ja annatkin täyden tuen sille, että tämä saa keskeneräisiä töitä loppuun.
• Järjestä läksiäiset – edes kakkukahvit. Se on pieni kustannus, mutta tilaisuudella on suuri merkitys lähtijälle – ja muillekin se on mukava viesti!
• Kirjoita hyvä työtodistus, vaikka työntekijä ei olisi ollut tähtipelaaja! Et kertakaikkiaan menetä mitään siinä, ja sillä on valtava merkitys työntekijän uudelleentyöllistymiseen sitten, kun tämä aikanaan vaihtaa taas uuteen työhön.
• Esimiehen ei kannata käydä virallista lähtöhaastattelua. Kukaan ei kerro avoimesti entiselle esimiehelle, mikä entisessä työssä on haitannut – varsinkin jos vikaa on ollut esimiehessä. Voit tietenkin epävirallisesti keskustellen koittaa näitä asioita saada tietoon.

HR:nä

• Käy lähtöhaastattelu. HR:n on hyvä keskitetysti kerätä talteen lähtijöiden ajatuksia. Lähtöhaastattelu voidaan myös toteuttaa sähköisenä kyselynä. Kerro, että keskustelu ja/tai lähtökysely on äärimmäisen luottamuksellinen ja niissä esiintulleita tietoja käytetään vain kootusti, ei koskaan yksittäisen työntekijän vastauksia paljastaen!
• Vahdi, että esimies hoitaa hommansa. Liian usein törmää siihen, että työntekijä joutuu odottamaan esim. työtodistusta, koska esimies hidastelee tai on unohtanut.
• Varmista palkanlaskennan kanssa lopputilin laskeminen ja maksaminen, verokortin palauttaminen, palkkatodistus jne.

Onnea uuteen työhön kaikille työpaikan vaihtajille!